Aus meiner Beratungstätigkeit weiß ich: Viele Menschen gehen frustriert und genervt aus Sitzungen. Zu lang, zu unstrukturiert, zu ineffektiv, zu wenig Ergebnisse.
Es ist aber kein Naturgesetz, dass Meetings so verlaufen müssen. Durch die Beachtung einiger weniger Regeln lässt sich das verändern:
1) Klare Sitzungsleitung
Eine Teamsitzung braucht eine Person, die die Sitzungsleitung und damit die Moderation übernimmt. Das muss nicht der/die „Ranghöchste“ sein. Wichtig ist, dass die Moderatorin/der Moderator sich auf diese Aufgabe konzentriert und sich inhaltlich zurückhält. Sollte die Moderatorin/der Moderator an einem Punkt inhaltlich gefragt sein oder unbedingt mitdiskutieren wollen, bietet es sich an, an dieser Stelle die Moderation abzugeben.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Sitzungsleitung gehören:
- Vorbereitung der Sitzung (siehe unten 2)
- Beachten der Zeit
- Führen einer Rednerliste
2) Eine gute Vorbereitung
Ob eine Sitzung wirklich effektiv wird, entscheidet sich zu einem guten Teil schon bevor die eigentliche Besprechung begonnen hat. Folgendes ist im Vorfeld zu klären – am besten zwischen dem Vorgesetzten und dem Sitzungsleiter:
- Ist die jeweilige Sitzung wirklich nötig und was ist das Ziel der Sitzung?
- Wer ist betroffen von dem Thema der Sitzung und wer soll/muss an der Sitzung teilnehmen?
- Welche Tagesordnungspunkte sollen mit welchem Ziel verhandelt werden?
(Dies kann auch in dem jeweiligen Team abgefragt werden) - Wer bringt den jeweiligen TOP ein und wie viel Zeit steht jeweils zur Verfügung?
Es gibt sehr gute Erfahrungen damit, die jeweils zur Verfügung stehende Zeit mit auf die Tagesordnung zu schreiben.
Auf der Grundlage dieser Informationen wird dann eine schriftliche Tagesordnung erstellt, die alle Teilnehmende mit allen benötigten Unterlagen erhalten.
3) Eine zielorientierte und stringente Moderation
Ganz wichtig ist es, dass er Moderator/die Moderator klar macht, mit welchem Ziel der jeweilige Tagesordnungspunkt behandelt wird und wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht. Beides kann auch schon in der schriftlichen Tagesordnung stehen.
Eigentlich immer geht es (auf der Metaebene) um eines dieser drei Ziele:
- Entscheidung: Auf der Sitzung soll zu einem Thema eine Entscheidung gefällt werden.
- Rückmeldungen zu einem Thema: Ein Kollege stellt ein Projekt oder etwas Vergleichbares vor und holt sich ein Feedback von dem Team und Anregungen zur Weiterarbeit
- Bericht: Das Team soll über einen Sachverhalt informiert werden
Eine klare Zielbestimmung bei dem Verhandeln eines TOPs kann sehr zur Fokussierung der Diskussion beitragen. Ich empfehle auch, die Tagesordnung so aufzubauen, dass als erstes die TOPs behandelt werden, die auf eine Entscheidung zielen, dann die Themen, für die eine Rückmeldung eingeholt werden sollen und die Informationspunkte erst am Ende.
Um die Zeit besser im Blick zu haben, haben einige Teams auch eine große Sand- oder Stoppuhr angeschafft, die allen signalisiert, wie viel Zeit noch zur Verfügung steht für den jeweiligen Tagesordnungspunkt.
3) Eine sinnvolle Dokumentation der Ergebnisse
Erfahrungsgemäß werden lange Protokolle nur sehr selten gelesen. Deshalb bietet es sich an, nur die wirklich entscheidenden Beschlüsse und Verabredungen aufzuschreiben. Das hat auch den Vorteil, dass Beschlüsse im Nachhinein schneller gefunden werden können, wenn sie nicht unter vielen (vielleicht längst veralteten) Informationen gesucht werden können. Bewährt hat es sich, ein Protokoll in vier Abschnitte zu unterteilen:
- Beschlüsse
- Vorhaben und Erledigungsaufträge an Teammitglieder
(z.B. Informationen einzuholen oder Klienten/Kunden zu kontaktieren) - Termine und sehr wichtige Informationen
- Themenspeicher für kommenden Besprechungen
Unter folgendem Link kann eine Vorlage für Protokolle heruntergeladen werden:
https://coaching-supervision-kassel.de/wp-content/uploads/2016/10/Protokoll-Meetings.docx
